Dijitalleşme sürecinin iş hayatındaki yansımaları, teknolojideki gelişimin muazzam hızıyla paralel biçimde yaygınlaşmaktaydı.

Halihazırda ayak seslerini güçlü şekilde duyurmakta olan dijital devrim, Covid-19 krizinin de patlak vermesiyle hızına hız katmış, değişime adapte olabilmeyi avantaj unsuru olmaktan çıkarıp hepimiz için zorunluluk haline getirmiş durumda. Modern teknolojinin sunduğu imkanların uzaktan çalışmayı mümkün kılması, kriz öncesinde de birçok büyük firmanın uzaktan çalışma planlamaları yapmasına imkan sağlamıştı. Uzaktan çalışmanın mı yoksa ofis ortamının mı verimli çalışma metodu olduğu tartışmaları da böylece hayatımıza girmiş durumdaydı. Buna karşın Türkiye’deki şirketlerin büyük çoğunluğunda yerleşik bir evden çalışma uygulaması bulunmuyordu. İçinde bulunduğumuz dönemse, uzaktan çalışmanın deneyimlenme alanının genişlemesine, verimlilik tartışmalarının da teorinin ötesinde pratikte gözlemlenerek yapılmasına olanak sağladı.

Uzaktan çalışmanın avantajlı yönlerini düşündüğümüzde genellikle aklımıza ilk gelen, ofise gidiş ve dönüş yolunda kaybedilen zaman ve enerjiden tasarruf sağlamasıdır. Kaybın miktarı ve türü, yolculuğun niteliği ve süresine bağlı olarak farklılık gösterse de çalışan tüm bireyler bu süreçte kayba uğrar. Bu kayıplar, yollarda kaybolan saatler, trafikte yüklenilen stres, toplu taşımada yitirilen yaşam enerjisi ve motivasyon olabilir. Uzaktan çalışma imkanları kişileri bu tip kayıplardan korurken, konuya daha büyük çapta baktığımızda, ofis giderlerini düşürerek şirketlere, yakıttan tasarruf edilmesini sağlayarak ülkeye, karbon emisyonu düzeyini düşürerek de dünyamıza önemli katkı sağlar. Uzaktan çalışmanın iş performansına olumlu bir etkisi de, ofisin gürültülü ortamı yerine daha rahat bir ortamda çalışma imkanının oluşmasıdır. Daha az bölünmenin olduğu bir ortamın sağlanması, bireysel odaklanmayı gerektiren işlerin daha etkin şekilde yapılabilmesine katkıda bulunur. Bu noktada, kişinin evde nasıl bir çalışma ortamı sağladığı önemlidir. Televizyon gibi dikkat dağıtabilecek unsurlardan uzak bir şekilde çalışılmalıdır. Evde dinlenilen odadan farklı bir mekana geçerek çalışmak, böylece zihinde dinlenmeyle özdeşleştirilmiş mekanda çalışmak yerine ofise gidiliyor imajı yaratılması, konsantrasyonu olumlu yönde etkiler.

Uzaktan çalışmanın avantajları çeşitlendirilebilir olmakla birlikte, yaratabileceği muhtemel zorluklar da yadsınamaz. Bu zorlukların önüne geçebilmek adına yöneticilere önemli görevler düşüyor. Ekibin motivasyonunu yüksek tutmak, muhtemel dezavantajların belki de en çetrefilli olanı. İş yerini zihninde çalışma alanı olarak kodlamış çalışanlardan bazıları, ev ortamında kontrol mekanizmalarından fiziken uzaklarken aynı motivasyonu gösteremeyebiliyor. Bu noktada, şirketteki rutini online çalışma platformlarına da taşımak motivasyon sorunlarının çözümünde yardımcı olabilir. Sabah saatlerinde ekiple yapılacak bir toplantı da, iş başı yapma ve konsantrasyonu sağlama sürelerini olumlu yönde etkiler. Sabah yapılacak toplantılar, iş planlamalarının yapılması için de değerlendirilebilir. Günlük, haftalık ve aylık iş planlamalarının yapılması motivasyon kaybının önüne geçtiği gibi, sorumluluk ve hedeflerin belirlenmesi ve bunların ekip içinde paylaşımının netleştirilmesi adına da önemlidir. Bu planlamalarda anlamlı hedefler belirlenmeli, hedef doğrultusunda ilerlemeler de gün içinde sık sık gözden geçirilmelidir. Yapılacak sanal toplantıların etkili olması için hazırlıklar önceden yapılmalı, üzerinden geçilecek konular ve materyaller toplantı öncesinde paylaşılmalı, toplantı notlarının tutulması ve ekiple paylaşılması sağlanmalı, katılımcıların toplantı sırasında ve sonrasında fikirlerini beyan etmesi teşvik edilmelidir. Motivasyonu yüksek tutmak için en etkin yollardan birinin de ekip üyelerini takdir etmek olduğu unutulmamalıdır.

Evden çalışma metotlarının dezavantaj oluşturabileceği bir diğer konu, ekip ile olan iletişimdir. Ekip ruhu, motivasyon ve verimlilik hedeflerinin merkezinde bulunan iletişimi, uzaktan çalışılırken de en iyi ve sağlıklı şekilde sürdürebilmek, performans için belirleyici öneme sahiptir. Fiziksel uzaklığın ekip iletişimini geriye götürmesine izin verilmemeli, teknolojinin sunduğu imkanlar etkin biçimde kullanılarak gün içinde ekiple iletişim kurulmalı, ekip ruhu ve bağ korunmalıdır. İş konuşmaları dışında, aidiyet duygusunu pekiştirecek mini sohbetler de ekip iletişimine katkı sağlar. Ekip liderinin iletişim kanallarını açık tutması ve ulaşılabilir olması, ekip performansına olumlu yansır. Ekip üyelerinin arasındaki iletişimin de sağlıklı yürüdüğünden emin olunmalı, bu iletişimi açık tutmak için uygun sistemler kullanılmalıdır. Uzaktan çalışılırken iletişim kanallarını etkin kullanabilmek için yöneticiler, dijital yetkinliklerini güçlendirmeli, yenilikleri araştırmalı ve takip etmelidir.

Pek çoğumuz için yeni bir deneyim olan evden çalışma sürecinde, ekibe geri bildirim vermek ve mentorluk yapmak, ekibin sürece adapte olmasını hızlandıracaktır. Yine ekipten geri bildirimler almak da evden çalışma sürecini başarılı bir şekilde yürütmemize ve performansı arttırmamıza katkı sağlayacaktır. Evden çalışmanın olası dezavantajlarına karşı yukarıda söz edilen tedbirler alındığı takdirde, iş performansı en üst düzeyde tutulabilir, uzaktan çalışmanın sağladığı avantajlar karşılığında herhangi bir feragatte bulunulmasının gerekmediği deneyimlenebilir. Bu deneyimler, çalışma hayatının gelecekteki doğasını şekillendirecek fikirlere kapı açacaktır.

cigdemguven@cigdemguven.info